Die E-Rechnung als neuer Standard: Wie Studierende mit Wissen darüber bei der Bewerbung punkten können
Ab Januar gilt für B2B-Unternehmen die E-Rechnungspflicht
Unternehmen aus dem B2B-Bereich sind gesetzlich dazu verpflichtet, ab dem 01. Januar 2025 in elektronischer Form Rechnungen zu schreiben und zu versenden. Die sogenannte E-Rechnung geht dabei weit über eine Rechnung im PDF-Format hinaus. Die E-Rechnung hat nämlich ein standardisiertes XML-Format. Dieses Format ist allgemein gültig für alle Unternehmen und kann nicht verändert werden. Das soll gewährleisten, dass E-Rechnungen leicht elektronisch eingelesen und verarbeitet werden können.
Übermittelt werden die E-Rechnungen zudem über eine zentralisierte Plattform, an die auch Finanzbehörden angeschlossen sind. Diese haben ebenfalls Zugriff auf die Rechnungen. Das soll Umsatzsteuerbetrug eindämmen.
Das standardisierte E-Rechnungsformat gilt nicht nur in Deutschland, sondern in der ganzen Europäischen Union, was auch den Austausch von Rechnungen über Landesgrenzen hinweg vereinheitlicht.
Übergangsfristen und für wen sie gelten
Bei der Umstellung auf die E-Rechnung müssen Unternehmen ihre Buchhaltungssysteme und internen Prozesse anpassen oder erneuern. Das kostet viel Zeit und Aufwand. Aus diesem Grund räumt der Gesetzgeber den Unternehmen Übergangsfristen ein, die wie folgt gestaltet sind:
- Für Unternehmen mit weniger als 800.000 Euro Jahresumsatz: Papierrechnungen dürfen bis zum 31.12.2027 Papierrechnungen versendet werden; ab dem 01.01.2028 gilt die E-Rechnungspflicht
- Für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Jahresumsatz: Papierrechnungen dürfen bis zum 31.12.2026 versendet werden; ab dem 01.01.2027 gilt die E-Rechnungspflicht
Auch wenn Unternehmen noch Zeit haben, auf den Versand von E-Rechnungen umzustellen, müssen sie schon ab dem 01. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.
So punktest du bei Unternehmen, wenn du über die E-Rechnung Bescheid weißt
Da viele Unternehmen noch keine Erfahrung mit der E-Rechnung haben und ihre Systeme noch nicht umgestellt haben, kannst du dich in diesem Bereich etablieren, wenn du einige Dinge über die E-Rechnung und deren Funktionsweise weißt.
Studierst du beispielsweise Wirtschaftsinformatik, kannst du in deinem Praktikum das Unternehmen bei der Umsetzung unterstützen. Du könntest dir die derzeitigen Prozesse anschauen und begutachten, wie die zukünftigen Prozesse mit der E-Rechnung aussehen könnten.
Arbeitest du im Bereich Buchhaltungs- oder Rechnungsmanagement-Software und programmierst für ein Unternehmen Anwendungen, hilft dir das Wissen über das standardisierte Format der E-Rechnung. Du kannst dann beispielsweise Funktionen in der Anwendung entwickeln, die das neue Format berücksichtigen und sich in den Rechnungsmanagement-Prozess des Unternehmens nahtlos einfügen.
Möglicherweise sind das sogar Themen für eine Bachelor- oder eine Masterarbeit, die du nach deinem Praktikum bei dem Unternehmen anfertigen kannst. So schaffst du dir schon während deines Praktikums eine gute Ausgangsposition, um nach deinem Studienabschluss in dem Unternehmen einzusteigen.
Studierst du Wirtschaftswissenschaften oder Wirtschaftsrecht (oder hast das Studium bereits abgeschlossen), hilft dir das Wissen über die rechtlichen Aspekte über die E-Rechnung weiter. Du kannst im Unternehmen beraterische Tätigkeiten ausüben und die Verantwortlichen über die Rechtslage aufklären, z.B. bis wann welche Systemumstellungen erfolgt sein müssen, damit das Unternehmen konform mit den Übergangsfristen ist.
Bist du im Bereich Controlling unterwegs, kannst du dir die Performance der E-Rechnung-Prozesse anschauen, z.B. wie hoch die Kosteneinsparung ist und wie die digitale Rechnung die Effizienz im Unternehmen erhöht. Du kannst dir überlegen, wie die Prozesse eventuell noch effizienter gestaltet werden können. So kannst du in Meetings mit Verantwortlichen Vorschläge einbringen und dich für verantwortungsvollere Positionen empfehlen.
Fazit: Unternehmen stellen auf die E-Rechnung um und WiWis können das für sich nutzen
Der 01. Januar 2025 rückt unaufhaltsam näher, und damit das Datum, ab dem die E-Rechnung für B2B-Unternehmen zur Pflicht wird. Da viele Unternehmen noch nicht umgestellt haben, kann das eine Chance für WiWi-Studierende sein.
Sie können sich nämlich mit Spezialwissen rund um die E-Rechnung etablieren, und sich in Bewerbungsgesprächen oder während ihren Praktika mit diesem Wissen einen Vorteil verschaffen, zum Beispiel eine langfristige oder eine verantwortungsvollere Position im Unternehmen.
