Die Personalmanagement Software als unverzichtbarer Faktor für Erfolg im Unternehmen
Die digitalen Lösungen, die eine Personalmanagement Software liefert, dienen nicht nur der Human Resources Abteilung eines Unternehmens. Stattdessen sind sie auch für den Arbeitnehmer unverzichtbar, denn in ihr kann er seinen Urlaub einreichen, Überstunden einsehen und im Krankheitsfall Bescheinigungen hochladen.
Im Grunde sind es aber die Gehaltsabrechnung, die Zeiterfassung und das Management von Bewerbern und potenziellen zukünftigen Mitarbeitern, die die Personalmanagement Software zu so einem guten Werkzeug machen. Der folgende Artikel gibt einen Überblick darüber, wofür die Personalmanagement Software verwendet wird und warum sie so wichtig ist.
Die Relevanz der Software in der modernen Arbeitswelt
Dank der Digitalisierung, Globalisierung und Automatisierung haben sich viele komplizierte und zeitaufwendige Prozesse der Geschäftswelt in den letzten Jahren grundlegend verändert. Heute müssen Unternehmen deshalb effizienter denn je arbeiten und dabei jeden Arbeitsbereich genau unter die Lupe nehmen, um Kosten zu sparen und ihre Ressourcen effizient einzusetzen.
Auch die Erwartungen der Mitarbeiter haben sich grundlegend verändert. Da viele Prozesse des alltäglichen Lebens schneller und einfach sind, als sie es noch vor einigen Jahren waren, existiert diese Erwartungshaltung nun auch am Arbeitsplatz. Arbeitnehmer sehnen sich deshalb nach einfachen und digitalen Prozessen.
Der Alltag der Human Resources Abteilungen
Ob im Familienunternehmen oder im Großkonzern - Aufgaben, die sich mit der Verwaltung von Mitarbeitern befassen, fallen überall an. In größeren Firmen gibt es dafür ganze Human Resources (HR) Abteilungen, während viele kleinere Betriebe die Aufgaben wie nebenher bearbeiten.
Fest steht aber, dass ein HR Beauftragter in der Regel etwa 70 % seiner Zeit damit verbringt, administrative Aufgaben zu erledigen, die zwar erledigt werden müssen, das Unternehmen aber nicht zwangsläufig weiter bringen. Diese Zahlen sind vor allem für die Buchhalter erschreckend.
Die Rolle der Personalmanagement Software
Aus diesem Grund ist die Investition in die Personalmanagement Software wie https://factorialhr.de/personalmanagementsoftware Gold wert. Was in erster Linie Geld und Aufwand kostet und dabei ganz nebenbei das bestehende System auf den Kopf stellt, reduziert die Arbeitslast der Human Resources Abteilung langfristig so drastisch, dass sie endlich Zeit für die wichtigen Dinge im Unternehmen hat. Anstatt manuell Urlaubsanträge zu bearbeiten, können die Arbeitskräfte nun stattdessen in persönlichen Gesprächen mit den Mitarbeitern ihre Leistung examinieren und Weiterbildungen planen, Zielsetzungen erarbeiten und an Kampagnen für das Wohlbefinden der Mitarbeiter arbeiten. Der Bedarf für Personalmanagement Software ist also da. Deshalb ist es nicht verwunderlich, dass der HR Software Markt bis 2027 auf etwa 38 Milliarden US Dollar ansteigen soll.
Effizienz, Automatisierung und Fehlerreduktion
Wie bereits besprochen, sind manuelle Prozesse des Personalmanagements aufwendig und zeitintensiv. Viele dieser Aufgaben können aber einwandfrei digitalisiert werden, denn der technologische Fortschritt hat es bereits vor Jahren möglich gemacht, Lohn- und Gehaltsabrechnungen die Zeiterfassung und die Verwaltung von Urlaub zu automatisieren.
Außerdem ist die Anzahl der Fehler, die eine Maschine macht, in diesen Bereichen deutlich geringer als die eines Menschen. Etwa ein Drittel aller Unternehmen macht Erfahrungen mit menschlichen Fehlern, wenn sie die Lohn- und Gehaltsabrechnungen manuell erstellen. Diese Fehler führen nicht nur zu Verwunderung und Entrüstung bei den Arbeitnehmern, sondern kosten beim Korrigieren auch enorme Zeit. Die automatischen Berechnungen und Compliance Checks einer Personalmanagement Software vermeiden solche Fehler.
Transparenz für Mitarbeiter
Kaum ein Aspekt steigert das Vertrauen der Mitarbeiter in ein Unternehmen so sehr wie der offene Umgang mit der Zeiterfassung, den Lohn- und Gehaltsabrechnungen sowie der Urlaubsanträge. Und tatsächlich ist die Zufriedenheit der Mitarbeiter ein entscheidender Faktor dafür, ob das Unternehmen Erfolg erlebt oder sich selbst zurückhält.
Wenn Mitarbeiter transparente Prozesse erleben, bei denen sie in den Self Service Portalen und in ihren mobilen Apps all ihre Daten sicher einsehen können, fühlen sie sich gesehen und wertgeschätzt und behalten selbst den Überblick.
Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften Human Resources Abteilungen und Beauftragte müssen aber nicht bloß dafür sorgen, dass die Mitarbeiter zufrieden sind und Fehler vermieden werden. Tatsächlich hat der Staat nämlich auch so einiges zu sagen und fordert von Unternehmen oft eine detaillierte Dokumentation wichtiger Prozesse. Das ist zum Beispiel beim Erfassen der Arbeitszeit der Fall, und zwar gerade dann, wenn Mitarbeiter hybrid arbeiten.
Der Europäische Gerichtshof hat nämlich bereits entschieden, dass Unternehmen nicht nur die Überstunden und Sonntagsarbeit ihrer Mitarbeiter erfassen muss, sondern die gesamte Arbeitszeit. Etwa 80 % der Unternehmen sehen das Thema Compliance mit solchen Regelungen aktuell als eine der größte Hürden im effektiven Personalmanagement. Wer in eine gute Software investiert, investiert also auch in seine Compliance, und das nicht nur unmittelbar sondern auch für die nächsten Jahre.
Datenbasierte Planung und effektive Entscheidungen
Je mehr Daten im Unternehmen verfügbar sind, desto einfach können Personaler auch ihre Abteilungen planen. So können sie zum Beispiel Einblicke dazu erhalten, welche Teams über- oder unterlastet sind und besser verstehen, wo sie ihre Mitarbeiter einsetzen sollten. Die Personalmanagement Software generiert umfassende Berichte im Handumdrehen, sodass keine manuelle Auswertung der Daten mehr nötig ist. Eine Firma wie Factorial achtet dabei vor allem darauf, Echtzeit-Statistiken zu erstellen, die auch die individuelle Leistung der Mitarbeiter analysiert und Fluktuationsraten und Arbeitszeiten untersucht. Mit der Hilfe von künstlicher Intelligenz kann mittlerweile sogar erahnt werden, wann ungefähr Mitarbeiter voraussichtlich kündigen.
Chancen und Trends der Zukunft
Es steht also fest: Die Personalmanagement Software ist kein reiner Luxus, sondern eine echte Notwendigkeit für Unternehmen der unterschiedlichsten Größen und Branchen. Mit einer zuverlässigen Software kann langfristig Geld gespart werden - ein Aspekt, der Unternehmen effizienter und zielgerichteter macht. Wer schon früh in eine solche Software investiert, wird produktiver und effizienter und macht sich ganz nebenbei auch attraktiver für Talente, die das in Zukunft Unternehmen bereichern und so richtig Karriere machen wollen.
Im Grunde sind es aber die Gehaltsabrechnung, die Zeiterfassung und das Management von Bewerbern und potenziellen zukünftigen Mitarbeitern, die die Personalmanagement Software zu so einem guten Werkzeug machen. Der folgende Artikel gibt einen Überblick darüber, wofür die Personalmanagement Software verwendet wird und warum sie so wichtig ist.
Die Relevanz der Software in der modernen Arbeitswelt
Dank der Digitalisierung, Globalisierung und Automatisierung haben sich viele komplizierte und zeitaufwendige Prozesse der Geschäftswelt in den letzten Jahren grundlegend verändert. Heute müssen Unternehmen deshalb effizienter denn je arbeiten und dabei jeden Arbeitsbereich genau unter die Lupe nehmen, um Kosten zu sparen und ihre Ressourcen effizient einzusetzen.
Auch die Erwartungen der Mitarbeiter haben sich grundlegend verändert. Da viele Prozesse des alltäglichen Lebens schneller und einfach sind, als sie es noch vor einigen Jahren waren, existiert diese Erwartungshaltung nun auch am Arbeitsplatz. Arbeitnehmer sehnen sich deshalb nach einfachen und digitalen Prozessen.
Der Alltag der Human Resources Abteilungen
Ob im Familienunternehmen oder im Großkonzern - Aufgaben, die sich mit der Verwaltung von Mitarbeitern befassen, fallen überall an. In größeren Firmen gibt es dafür ganze Human Resources (HR) Abteilungen, während viele kleinere Betriebe die Aufgaben wie nebenher bearbeiten.
Fest steht aber, dass ein HR Beauftragter in der Regel etwa 70 % seiner Zeit damit verbringt, administrative Aufgaben zu erledigen, die zwar erledigt werden müssen, das Unternehmen aber nicht zwangsläufig weiter bringen. Diese Zahlen sind vor allem für die Buchhalter erschreckend.
Die Rolle der Personalmanagement Software
Aus diesem Grund ist die Investition in die Personalmanagement Software wie https://factorialhr.de/personalmanagementsoftware Gold wert. Was in erster Linie Geld und Aufwand kostet und dabei ganz nebenbei das bestehende System auf den Kopf stellt, reduziert die Arbeitslast der Human Resources Abteilung langfristig so drastisch, dass sie endlich Zeit für die wichtigen Dinge im Unternehmen hat. Anstatt manuell Urlaubsanträge zu bearbeiten, können die Arbeitskräfte nun stattdessen in persönlichen Gesprächen mit den Mitarbeitern ihre Leistung examinieren und Weiterbildungen planen, Zielsetzungen erarbeiten und an Kampagnen für das Wohlbefinden der Mitarbeiter arbeiten. Der Bedarf für Personalmanagement Software ist also da. Deshalb ist es nicht verwunderlich, dass der HR Software Markt bis 2027 auf etwa 38 Milliarden US Dollar ansteigen soll.
Effizienz, Automatisierung und Fehlerreduktion
Wie bereits besprochen, sind manuelle Prozesse des Personalmanagements aufwendig und zeitintensiv. Viele dieser Aufgaben können aber einwandfrei digitalisiert werden, denn der technologische Fortschritt hat es bereits vor Jahren möglich gemacht, Lohn- und Gehaltsabrechnungen die Zeiterfassung und die Verwaltung von Urlaub zu automatisieren.
Außerdem ist die Anzahl der Fehler, die eine Maschine macht, in diesen Bereichen deutlich geringer als die eines Menschen. Etwa ein Drittel aller Unternehmen macht Erfahrungen mit menschlichen Fehlern, wenn sie die Lohn- und Gehaltsabrechnungen manuell erstellen. Diese Fehler führen nicht nur zu Verwunderung und Entrüstung bei den Arbeitnehmern, sondern kosten beim Korrigieren auch enorme Zeit. Die automatischen Berechnungen und Compliance Checks einer Personalmanagement Software vermeiden solche Fehler.
Transparenz für Mitarbeiter
Kaum ein Aspekt steigert das Vertrauen der Mitarbeiter in ein Unternehmen so sehr wie der offene Umgang mit der Zeiterfassung, den Lohn- und Gehaltsabrechnungen sowie der Urlaubsanträge. Und tatsächlich ist die Zufriedenheit der Mitarbeiter ein entscheidender Faktor dafür, ob das Unternehmen Erfolg erlebt oder sich selbst zurückhält.
Wenn Mitarbeiter transparente Prozesse erleben, bei denen sie in den Self Service Portalen und in ihren mobilen Apps all ihre Daten sicher einsehen können, fühlen sie sich gesehen und wertgeschätzt und behalten selbst den Überblick.
Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften Human Resources Abteilungen und Beauftragte müssen aber nicht bloß dafür sorgen, dass die Mitarbeiter zufrieden sind und Fehler vermieden werden. Tatsächlich hat der Staat nämlich auch so einiges zu sagen und fordert von Unternehmen oft eine detaillierte Dokumentation wichtiger Prozesse. Das ist zum Beispiel beim Erfassen der Arbeitszeit der Fall, und zwar gerade dann, wenn Mitarbeiter hybrid arbeiten.
Der Europäische Gerichtshof hat nämlich bereits entschieden, dass Unternehmen nicht nur die Überstunden und Sonntagsarbeit ihrer Mitarbeiter erfassen muss, sondern die gesamte Arbeitszeit. Etwa 80 % der Unternehmen sehen das Thema Compliance mit solchen Regelungen aktuell als eine der größte Hürden im effektiven Personalmanagement. Wer in eine gute Software investiert, investiert also auch in seine Compliance, und das nicht nur unmittelbar sondern auch für die nächsten Jahre.
Datenbasierte Planung und effektive Entscheidungen
Je mehr Daten im Unternehmen verfügbar sind, desto einfach können Personaler auch ihre Abteilungen planen. So können sie zum Beispiel Einblicke dazu erhalten, welche Teams über- oder unterlastet sind und besser verstehen, wo sie ihre Mitarbeiter einsetzen sollten. Die Personalmanagement Software generiert umfassende Berichte im Handumdrehen, sodass keine manuelle Auswertung der Daten mehr nötig ist. Eine Firma wie Factorial achtet dabei vor allem darauf, Echtzeit-Statistiken zu erstellen, die auch die individuelle Leistung der Mitarbeiter analysiert und Fluktuationsraten und Arbeitszeiten untersucht. Mit der Hilfe von künstlicher Intelligenz kann mittlerweile sogar erahnt werden, wann ungefähr Mitarbeiter voraussichtlich kündigen.
Chancen und Trends der Zukunft
Es steht also fest: Die Personalmanagement Software ist kein reiner Luxus, sondern eine echte Notwendigkeit für Unternehmen der unterschiedlichsten Größen und Branchen. Mit einer zuverlässigen Software kann langfristig Geld gespart werden - ein Aspekt, der Unternehmen effizienter und zielgerichteter macht. Wer schon früh in eine solche Software investiert, wird produktiver und effizienter und macht sich ganz nebenbei auch attraktiver für Talente, die das in Zukunft Unternehmen bereichern und so richtig Karriere machen wollen.
