Digitalisierung im Gesundheitswesen: die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung und ihre Auswirkungen auf Unternehmen
Die Tage des „gelben Scheins“ als klassische Papierbescheinigung sind gezählt – denn seit der verpflichtenden Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) im Jahr 2023 müssen Unternehmen die AU-Daten ihrer Beschäftigten elektronisch abrufen.
Diese digitale Umstellung versprach weniger Bürokratie, schnellere Prozesse und eine nahtlose Integration in bestehende Zeiterfassungs- und Lohnabrechnungssysteme. Doch der Wechsel brachte nicht nur Vorteile mit sich: Technische Hürden, Datenschutzfragen und Anpassungen der internen Abläufe stellen viele Arbeitgeber noch immer vor Herausforderungen. Wie Unternehmen die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung effizient in ihre Abläufe integrieren können und welche Vorteile und Herausforderungen damit einhergehen, erfahren Sie hier.
Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ist ein digitales Verfahren, das die zuvor genutzte Papierform der Krankmeldung ersetzt. Seit Januar 2023 geht Krankschreibung auch digital und Arbeitnehmer müssen ihrem Arbeitgeber im Krankheitsfall keine Papierbescheinigung mehr vorlegen. Stattdessen übermitteln die vertragsärztlichen Praxen die Krankmeldungen direkt an die zuständigen Krankenkassen. Unternehmen und Arbeitgeber können die Daten ihrer Angestellten dann einfach elektronisch abrufen.
Unterschied zur früheren Papierbescheinigung
Früher haben Beschäftigte ihre Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in dreifacher Ausführung erhalten: für den Arbeitgeber, die Krankenkasse und als Kopie für sich selbst. Die Bescheinigungen für die Krankenkasse und den Arbeitgeber mussten dann per Post oder manuell abgegeben werden – dies führte oft zu Verzögerungen und zusätzlichem Verwaltungsaufwand, sowohl auf Seiten der Angestellten als auch der Unternehmen.
Mit der eAU entfallen diese Schritte. Die Krankmeldung wird nun direkt über das digitale System der Krankenkassen übermittelt, dadurch können Arbeitgeber die Abwesenheiten der Beschäftigten schneller erfassen.
Die Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bringt Unternehmen zahlreiche Vorteile. Insbesondere in den Bereichen Lohnabrechnung, Fehlzeitmanagement und Personalverwaltung sorgt das digitale Verfahren seit 2023 für mehr Effizienz.
1. Geringerer Verwaltungsaufwand
Mit der eAU entfällt die Notwendigkeit, Krankmeldungen in Papierform zu sammeln, zu prüfen und zu archivieren. Bisher mussten Arbeitgeber darauf warten, dass Mitarbeitende ihre Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung selbst vorlegen – ein Prozess, der sich oft verzögerte oder durch verloren gegangene Dokumente erschwert wurde. Anschließend mussten die Bescheinigungen manuell geprüft und die Abwesenheiten eingetragen werden.
Heute erfolgt die Übermittlung der AU-Daten digital und direkt von den vertragsärztlichen Praxen an die Krankenkassen. Dadurch gestaltet sich der Ablauf in Unternehmen reibungsloser und effizienter und zugleich verringert sich der bürokratische Aufwand, was Zeit und Personalkapazitäten spart.
2. Schnellere und zuverlässigere Informationsübermittlung
Durch die digitale Erfassung der Krankmeldungen entfällt das Risiko, dass Arbeitgeber die Bescheinigungen ihrer Arbeitnehmer zu spät oder gar nicht erhalten. Unternehmen können sich jetzt darauf verlassen, dass die Krankenkassen die Arbeitsunfähigkeitsdaten rechtzeitig online bereitstellen. Das führt zu einer besseren Planbarkeit und verhindert Unsicherheiten bei der Entgeltfortzahlung.
3. Verbesserte Planbarkeit
Dank der eAU können Arbeitgeber Krankmeldungen und Fehlzeiten nun auch schneller in ihre Zeiterfassungssysteme übernehmen. Das erleichtert vor allem die Personalplanung und sorgt dafür, dass kurzfristige Abwesenheiten schneller erkannt und Ersatzlösungen organisiert werden können. Insbesondere in Unternehmen mit hoher Personalfluktuation oder Schichtsystemen kann das ein entscheidender Vorteil sein, um Kapazitäten optimal zu nutzen.
4. Sicherheit bei der Entgeltfortzahlung
Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung stellt sicher, dass alle relevanten Informationen für die Entgeltabrechnung und die Lohnbuchhaltung korrekt vorliegen. Arbeitgeber können sofort erkennen, ob Mitarbeiter im Krankheitsfall einen Anspruch auf Entgeltfortzahlung haben oder nicht, und die Zahlung entsprechend veranlassen. Fehlerhafte oder unvollständige Krankmeldungen, die früher zu Unstimmigkeiten in der Lohnbuchhaltung führten, gehören so der Vergangenheit an.
5. Ein Plus für die Nachhaltigkeit
Neben all den administrativen Vorteilen trägt die eAU auch zu mehr Nachhaltigkeit bei. Durch den Wegfall der Papierbescheinigung werden Ressourcen geschont und der Papierverbrauch in Unternehmen und Arztpraxen wird reduziert. Dies ist nicht nur ein ökologischer Vorteil, sondern auch ein praktischer, da weniger physische Dokumente verwaltet und archiviert werden müssen.
Trotz der vielen Vorteile bringt die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung auch Herausforderungen mit sich. Unternehmen müssen ihre internen Prozesse anpassen, passende technische Voraussetzungen schaffen und regelmäßig die Datenschutzanforderungen prüfen.
1. Anpassung von Zeiterfassungssystemen
Viele Unternehmen nutzen bereits digitale Zeiterfassungssysteme, doch nicht alle sind automatisch mit der eAU kompatibel. Arbeitgeber sollten sicherstellen, dass ihre Systeme in der Lage sind, elektronische Krankmeldungen zu verarbeiten – am besten nahtlos. Falls dies nicht der Fall ist, sind Updates oder womöglich sogar neue Softwarelösungen empfehlenswert.
Für alle Unternehmen, die noch keine elektronische Zeiterfassung nutzen, ist die eAu ein guter Anstoß, um dies nun zu ändern und so unternehmensinterne Prozesse zukunftsfähig zu gestalten – denn die Digitalisierung im Gesundheitswesen und auch in anderen Bereichen wird weiter voranschreiten.
2. Technische Herausforderungen bei der Systemintegration
Die eAU erfordert eine stabile technische Anbindung an das System der Krankenkassen. Unternehmen, die wenig Erfahrung mit digitalen Schnittstellen haben, könnten hier auf Schwierigkeiten bei der Implementierung stoßen. Besonders kleine Betriebe ohne eigene IT-Abteilung, wie etwa Handwerksbetriebe, stehen vor der Herausforderung, geeignete Lösungen für die digitale Anbindung zu finden. Externe Softwareanbieter und spezialisierte Dienstleister können hier Abhilfe schaffen.
3. Datenschutz und Datensicherheit
Da die Krankmeldungen jetzt digital verarbeitet werden, müssen Unternehmen auch hier hohe Datenschutzstandards, wie die der DSGVO, einhalten. Sensible Gesundheitsdaten müssen unbedingt vor unbefugtem Zugriff geschützt werden – sowohl intern als auch extern.
Arbeitgeber selbst dürfen nur die Informationen abrufen, die sie für die Lohnabrechnung und das Fehlzeitmanagement benötigen. Auf der anderen Seite müssen sie die Daten ihrer Arbeitnehmer auch vor Fremdzugriffen schützen. Da Datenschutzverstöße erhebliche rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen können, sollten Unternehmen ihre IT- und Datensicherheit regelmäßig prüfen.
5. Abhängigkeit von Krankenkassen und Ärzten
Die eAU funktioniert nur dann reibungslos, wenn alle Beteiligten – also Ärzte, Krankenkassen und Unternehmen – ihre Prozesse optimieren. Kommt es zu Verzögerungen bei der Übermittlung oder technischen Problemen, etwa auf Seite der Krankenkassen, kann sich die Bearbeitung der Krankmeldungen verzögern. Unternehmen sind darauf angewiesen, dass das digitale System an allen Enden zuverlässig funktioniert.
Eine gut durchdachte Integration der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in bestehende Abläufe hilft dabei, die Vorteile der digitalen Krankmeldung optimal zu nutzen und den Verwaltungsaufwand im Unternehmen zu reduzieren.
Technische Voraussetzungen schaffen
Damit Unternehmen die eAU abrufen können, müssen ihre Systeme die digitale Übermittlung der Krankmeldungen unterstützen. Dabei sollte Folgendes beachtet werden:
Neben der technischen Integration müssen auch einige interne Abläufe angepasst werden, um die eAU reibungslos zu nutzen. Unternehmen sollten:
Diese digitale Umstellung versprach weniger Bürokratie, schnellere Prozesse und eine nahtlose Integration in bestehende Zeiterfassungs- und Lohnabrechnungssysteme. Doch der Wechsel brachte nicht nur Vorteile mit sich: Technische Hürden, Datenschutzfragen und Anpassungen der internen Abläufe stellen viele Arbeitgeber noch immer vor Herausforderungen. Wie Unternehmen die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung effizient in ihre Abläufe integrieren können und welche Vorteile und Herausforderungen damit einhergehen, erfahren Sie hier.
Was ist die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)?
Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ist ein digitales Verfahren, das die zuvor genutzte Papierform der Krankmeldung ersetzt. Seit Januar 2023 geht Krankschreibung auch digital und Arbeitnehmer müssen ihrem Arbeitgeber im Krankheitsfall keine Papierbescheinigung mehr vorlegen. Stattdessen übermitteln die vertragsärztlichen Praxen die Krankmeldungen direkt an die zuständigen Krankenkassen. Unternehmen und Arbeitgeber können die Daten ihrer Angestellten dann einfach elektronisch abrufen.
Unterschied zur früheren Papierbescheinigung
Früher haben Beschäftigte ihre Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in dreifacher Ausführung erhalten: für den Arbeitgeber, die Krankenkasse und als Kopie für sich selbst. Die Bescheinigungen für die Krankenkasse und den Arbeitgeber mussten dann per Post oder manuell abgegeben werden – dies führte oft zu Verzögerungen und zusätzlichem Verwaltungsaufwand, sowohl auf Seiten der Angestellten als auch der Unternehmen.
Mit der eAU entfallen diese Schritte. Die Krankmeldung wird nun direkt über das digitale System der Krankenkassen übermittelt, dadurch können Arbeitgeber die Abwesenheiten der Beschäftigten schneller erfassen.
Vorteile der eAU für Unternehmen
Die Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bringt Unternehmen zahlreiche Vorteile. Insbesondere in den Bereichen Lohnabrechnung, Fehlzeitmanagement und Personalverwaltung sorgt das digitale Verfahren seit 2023 für mehr Effizienz.
1. Geringerer Verwaltungsaufwand
Mit der eAU entfällt die Notwendigkeit, Krankmeldungen in Papierform zu sammeln, zu prüfen und zu archivieren. Bisher mussten Arbeitgeber darauf warten, dass Mitarbeitende ihre Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung selbst vorlegen – ein Prozess, der sich oft verzögerte oder durch verloren gegangene Dokumente erschwert wurde. Anschließend mussten die Bescheinigungen manuell geprüft und die Abwesenheiten eingetragen werden.
Heute erfolgt die Übermittlung der AU-Daten digital und direkt von den vertragsärztlichen Praxen an die Krankenkassen. Dadurch gestaltet sich der Ablauf in Unternehmen reibungsloser und effizienter und zugleich verringert sich der bürokratische Aufwand, was Zeit und Personalkapazitäten spart.
2. Schnellere und zuverlässigere Informationsübermittlung
Durch die digitale Erfassung der Krankmeldungen entfällt das Risiko, dass Arbeitgeber die Bescheinigungen ihrer Arbeitnehmer zu spät oder gar nicht erhalten. Unternehmen können sich jetzt darauf verlassen, dass die Krankenkassen die Arbeitsunfähigkeitsdaten rechtzeitig online bereitstellen. Das führt zu einer besseren Planbarkeit und verhindert Unsicherheiten bei der Entgeltfortzahlung.
3. Verbesserte Planbarkeit
Dank der eAU können Arbeitgeber Krankmeldungen und Fehlzeiten nun auch schneller in ihre Zeiterfassungssysteme übernehmen. Das erleichtert vor allem die Personalplanung und sorgt dafür, dass kurzfristige Abwesenheiten schneller erkannt und Ersatzlösungen organisiert werden können. Insbesondere in Unternehmen mit hoher Personalfluktuation oder Schichtsystemen kann das ein entscheidender Vorteil sein, um Kapazitäten optimal zu nutzen.
4. Sicherheit bei der Entgeltfortzahlung
Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung stellt sicher, dass alle relevanten Informationen für die Entgeltabrechnung und die Lohnbuchhaltung korrekt vorliegen. Arbeitgeber können sofort erkennen, ob Mitarbeiter im Krankheitsfall einen Anspruch auf Entgeltfortzahlung haben oder nicht, und die Zahlung entsprechend veranlassen. Fehlerhafte oder unvollständige Krankmeldungen, die früher zu Unstimmigkeiten in der Lohnbuchhaltung führten, gehören so der Vergangenheit an.
5. Ein Plus für die Nachhaltigkeit
Neben all den administrativen Vorteilen trägt die eAU auch zu mehr Nachhaltigkeit bei. Durch den Wegfall der Papierbescheinigung werden Ressourcen geschont und der Papierverbrauch in Unternehmen und Arztpraxen wird reduziert. Dies ist nicht nur ein ökologischer Vorteil, sondern auch ein praktischer, da weniger physische Dokumente verwaltet und archiviert werden müssen.
Herausforderungen der eAU für Unternehmen
Trotz der vielen Vorteile bringt die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung auch Herausforderungen mit sich. Unternehmen müssen ihre internen Prozesse anpassen, passende technische Voraussetzungen schaffen und regelmäßig die Datenschutzanforderungen prüfen.
1. Anpassung von Zeiterfassungssystemen
Viele Unternehmen nutzen bereits digitale Zeiterfassungssysteme, doch nicht alle sind automatisch mit der eAU kompatibel. Arbeitgeber sollten sicherstellen, dass ihre Systeme in der Lage sind, elektronische Krankmeldungen zu verarbeiten – am besten nahtlos. Falls dies nicht der Fall ist, sind Updates oder womöglich sogar neue Softwarelösungen empfehlenswert.
Für alle Unternehmen, die noch keine elektronische Zeiterfassung nutzen, ist die eAu ein guter Anstoß, um dies nun zu ändern und so unternehmensinterne Prozesse zukunftsfähig zu gestalten – denn die Digitalisierung im Gesundheitswesen und auch in anderen Bereichen wird weiter voranschreiten.
2. Technische Herausforderungen bei der Systemintegration
Die eAU erfordert eine stabile technische Anbindung an das System der Krankenkassen. Unternehmen, die wenig Erfahrung mit digitalen Schnittstellen haben, könnten hier auf Schwierigkeiten bei der Implementierung stoßen. Besonders kleine Betriebe ohne eigene IT-Abteilung, wie etwa Handwerksbetriebe, stehen vor der Herausforderung, geeignete Lösungen für die digitale Anbindung zu finden. Externe Softwareanbieter und spezialisierte Dienstleister können hier Abhilfe schaffen.
3. Datenschutz und Datensicherheit
Da die Krankmeldungen jetzt digital verarbeitet werden, müssen Unternehmen auch hier hohe Datenschutzstandards, wie die der DSGVO, einhalten. Sensible Gesundheitsdaten müssen unbedingt vor unbefugtem Zugriff geschützt werden – sowohl intern als auch extern.
Arbeitgeber selbst dürfen nur die Informationen abrufen, die sie für die Lohnabrechnung und das Fehlzeitmanagement benötigen. Auf der anderen Seite müssen sie die Daten ihrer Arbeitnehmer auch vor Fremdzugriffen schützen. Da Datenschutzverstöße erhebliche rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen können, sollten Unternehmen ihre IT- und Datensicherheit regelmäßig prüfen.
5. Abhängigkeit von Krankenkassen und Ärzten
Die eAU funktioniert nur dann reibungslos, wenn alle Beteiligten – also Ärzte, Krankenkassen und Unternehmen – ihre Prozesse optimieren. Kommt es zu Verzögerungen bei der Übermittlung oder technischen Problemen, etwa auf Seite der Krankenkassen, kann sich die Bearbeitung der Krankmeldungen verzögern. Unternehmen sind darauf angewiesen, dass das digitale System an allen Enden zuverlässig funktioniert.
Die eAU effizient in Unternehmensprozesse integrieren – so geht‘s
Eine gut durchdachte Integration der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in bestehende Abläufe hilft dabei, die Vorteile der digitalen Krankmeldung optimal zu nutzen und den Verwaltungsaufwand im Unternehmen zu reduzieren.
Technische Voraussetzungen schaffen
Damit Unternehmen die eAU abrufen können, müssen ihre Systeme die digitale Übermittlung der Krankmeldungen unterstützen. Dabei sollte Folgendes beachtet werden:
- Anbindung an das Abrufverfahren der Krankenkassen: Der Abruf der eAU erfolgt über das systemgeprüfte Verfahren der Krankenkassen. Unternehmen benötigen eine entsprechende Schnittstelle, z. B. in ihrer Lohnabrechnungssoftware.
- Integration in bestehende HR- und Lohnabrechnungssysteme: Viele Anbieter von Lohnabrechnungs- und Zeiterfassungssystemen haben bereits Funktionen zur eAU-Integration – hier sollten Unternehmen prüfen, ob das bei den von ihnen genutzten Programmen auch der Fall ist oder ob Optimierungspotenzial besteht.
- Überprüfung der IT-Sicherheit: Da bei der eAU sensible Gesundheitsdaten verarbeitet werden, sollten Unternehmen ihre IT-Systeme auf die Datenschutzkonformität und sichere Datenübertragung prüfen.
Neben der technischen Integration müssen auch einige interne Abläufe angepasst werden, um die eAU reibungslos zu nutzen. Unternehmen sollten:
- Klare Verantwortlichkeiten definieren: Wer ist für den Abruf der eAU im Unternehmen zuständig? In der Regel übernimmt diese Aufgabe die Personalabteilung oder die Lohnbuchhaltung.
- Workflow definieren: Was passiert, wenn die elektronische Krankmeldung eingeht? Mit welchen Systemen müssen die Daten gekoppelt werden? Für wen sind die Daten interessant oder notwendig und an wen müssen Daten weitergeleitet werden (z. B. Verantwortliche, Projektleiter etc.)?
- Arbeitsabläufe optimieren: Auf Grundlage dessen sollten Unternehmen automatisierte Prozesse schaffen, damit Krankmeldungen z. B. direkt in die Zeiterfassungs- und Projektmanagement-Tools einfließen. So wird vor allem die Personalplanung erleichtert und die Kapazitäten der Angestellten können optimal umverteilt und genutzt werden.
